Samodzielna organizacja wesela – o czym należy pamiętać?

Samodzielna organizacja wesela – o czym należy pamiętać?

Organizacja własnego ślubu i wesela to ogromne wyzwanie – emocjonalne i logistyczne. Jeżeli chcemy tej próbie podołać samodzielnie (bez profesjonalnego wsparcia agencji ślubnej) – zacznijmy od przygotowania szczegółowego planu działania oraz określenia priorytetów, czyli spraw, które musimy załatwić w pierwszej kolejności. Przed nami naprawdę sporo pracy… Gotowi? Do dzieła!

Organizacja ślubu i wesela składa się z wielu etapów

Organizację ślubu i wesela najlepiej rozłożyć w czasie – im mniej go sobie damy, tym więcej nerwów i stresu będą nas kosztowały owe przygotowania. Optymalny czas na zaaranżowanie idealnej uroczystości i doskonałego przyjęcia to około 12-18 miesięcy. Oczywiście ślub i wesele można również zorganizować w ciągu kilku lub kilkunastu tygodni, ale w większości przypadków będzie to od nas wymagało pójścia na liczne ustępstwa i kompromisy.

Przygotowania do ślubu i wesela to proces składający się z wielu etapów. Od czego zacząć?

Określenie liczby gości

Stworzenie listy gości powinno być pierwszym punktem przygotowań do ślubu i wesela. To od liczby gości oraz tego skąd do nas przyjadą i czy będzie konieczne zapewnienie im noclegu – zależeć będzie spora część kolejnych decyzji. Listę gości dobrze jest skonsultować z rodzicami, którzy skontrolują, czy nie zapomnieliśmy o jakiejś ważnej ciotce lub wujku. My z kolei nie zapomnijmy o zaproszeniu naszych przyjaciół, w towarzystwie których będziemy się doskonale bawić na parkiecie.

Znalezienie odpowiedniego domu weselnego

Jeśli znamy już liczbę gości oraz ich ewentualne potrzeby noclegowe – możemy rozpocząć poszukiwania miejsca na przyjęcie weselne. Do wyboru mamy: restauracje, hotele (z restauracjami) oraz domy weselne (specjalizujące się w organizacji wesel i innych imprez). Lokal powinien być skrojony na miarę naszych potrzeb i oczekiwań, dopasowany gabarytowo do zaproszonej liczby gości (nie za mały i nie za duży), oferujący doskonale nagłośnioną i oświetloną salę oraz funkcjonalne pomieszczenia dodatkowe (np. dla rodziców z małymi dziećmi). Bardzo ważna będzie komunikatywność właścicieli / managerów wybranego lokalu oraz ich otwartość na sugestie klientów co do ustawienia mebli, czy dekoracji sali.

Wystrój miejsca zaślubin (kościoła) i sali weselnej

Wystrojem kościoła i sali weselnej będziemy zajmować się bezpośrednio przed ślubem, ale już na tym pierwszym etapie przygotowań – warto o tym pomyśleć i wszystko wstępnie zaplanować. Zwłaszcza jeśli dekorowaniem będziemy się zajmować osobiście i zależy nam na spójnej koncepcji całości. Istotne jest wybranie motywu i koloru przewodniego wystroju i dekoracji, np. konkretnego rodzaju lub kolory żywych kwiatów, a następnie dobraniu do tego pozostałych ozdób (np. balonów, tiulowych pomponów, girland, materiałów itp.). Świeże kwiaty możemy kupić maksymalnie dzień wcześniej, by mieć pewność, że nie zwiędną lub zlecić wybranej kwiaciarni bądź florystyce wykonanie konkretnych kompozycji kwiatowych. Całą resztę materiałów dobrze jest zamówić i wstępnie przygotować najpóźniej 1-2 miesiące przed ślubem i weselem.

Komponowanie weselnego menu

Mamy już lokal? Zanim podpiszemy umowę o wynajem – sprawdźmy jakie potrawy serwują zatrudnieni w nim kucharze. Najlepiej będzie umówić się na degustację weselnych dań lub… po prostu zamówić i zjeść w tym miejscu obiad. Weselne menu powinno składać się z kilku dań ciepłych (ich liczba zależy od godzin, w których będzie odbywało się przyjęcie), ciepłych i zimnych przekąsek oraz deserów. Najbezpieczniej będzie postawić na proste, tradycyjne dania, przygotowane z najwyższą starannością i podane w elegancki, nowoczesny sposób. Układając menu warto skorzystać z podpowiedzi doświadczonych kucharzy i/lub właścicieli bądź managerów restauracji. W jadłospisie należy uwzględnić potrzeby wegetarianów oraz gości będących na różnego rodzaju dietach wykluczających (m.in. bezglutenowej, czy bezlaktozowej).

Tort, ciasta, alkohol…

W zdecydowanej większości przypadków tort, ciasta oraz alkohol nie są wliczone w cenę wynajmu lokalu o cateringu (gotowania) – należy więc zamówić je osobno. Pyszne, domowe ciasta bez większego problemu zamówimy w dobrej cukierni (najlepiej sprawdzonej, takiej której wypieki znamy i cenimy). Zdecydowanie większym wyzwaniem jest zamówienie doskonałego tortu weselnego – powinien być nie tylko smaczny, ale również efektownie ozdobiony, odpowiednio duży (kawałek toru powinie dostać każdy gość weselny) i w miarę łatwy do porcjowania. To zadanie lepiej powierzyć profesjonalnemu cukiernikowi, który ma niezbędną wiedzę i spore doświadczenie w realizowaniu tego typu zleceń.

DJ, czy zespół na wesele?

Elementem, który zadecyduje w znacznej mierze o przebiegu zabawy weselnej jest muzyka. O oprawę muzyczną naszego wesela możemy powierzyć DJ’owi lub zespołowi muzycznemu. Oba rozwiązania są równie dobre, pod warunkiem oczywiście, że mamy do czynienia z doświadczonymi profesjonalistami, którzy doskonale znają się na swojej pracy, robią to z pasją i zaangażowaniem. Dobry DJ i dobry zespół muzyczną będą w stanie spełnić każde życzenie muzyczne nasze i naszych gości. Wybierając DJ’a lub zespół muzyczny najlepiej kierować się własnymi doświadczeniami (udziałem w innych weselach lub imprezach podobnego kalibru) oraz poleceniami znajomych i przyjaciół. Zarówno DJ, jak i frontmen zespoły muzycznego mogą dodatkowo pełnić rolę wodzireja na weselu – omówmy z nimi tę kwestię.

Samochód do ślubu

Jeżeli nikt z rodziny lub bliskich przyjaciół nie ma samochodu, którym moglibyśmy elegancko i wygodnie podjechać pod miejsce zaślubin, a następnie na przyjęcie weselne – musimy pomyśleć o wynajęciu auta. Na rynku usług weselnych znajdziemy sporo ofert z tej kategorii. Możemy wybierać spośród różnych marek samochodów, o różnych gabarytach i w różnych kolorach (samochód do ślubu nie musi być biały!). Najlepiej postawić na formę doświadczoną i dysponującą więcej niż jednym samochodem.

Fotograf i/lub kamerzysta ślubny

Ten jeden z najważniejszych dni w naszym życiu będziemy chcieli z pewnością uwiecznić na zdjęciach, a opcjonalnie – również na filmie. Lepiej nie zdawać się na to, że ktoś z rodziny lub przyjaciół zrobi nam zdjęcie (no chyba że ten ktoś jest zawodowym fotografem i wcześniej zawrzemy z nim stosowną umowę). Szukając firmy specjalizującej się w fotografii ślubnej i videofilmowaniu – postawmy na doświadczonych profesjonalistów, dysponujących wysokiej jakości sprzętem i mogących się pochwalić szerokim portfolio. Jeśli planujemy zatrudnienie i fotografa i kamerzysty – najlepiej będzie wybrać firmę realizującą oba typy zleceń, będziemy wówczas mogli mieć pewność, że zleceniobiorcy nie będą sobie wzajemnie przeszkadzać, tylko efektywnie współpracować. Obecnie modne jest kręcenie tzw. „teledysków ślubnych”, czyli krótkich filmików (trwających najczęściej 3-5 minut), w których pojawiają się najważniejsze sceny z tego dnia, dokumentującej przygotowania, ślub i wesele.

Dodatkowe atrakcje

Współczesne wesele to przyjęcie, które coraz częściej oferuje gościom coś ekstra. Oprócz pysznego jedzenia, doskonałej muzyki i wspólnych zabaw – można zaproponować dodatkowe atrakcje, które urozmaicą wesele i sprawią, że na długo pozostanie w pamięci jego uczestników. Jakie niespodzianki możemy wziąć pod uwagę? Doskonałym pomysłem jest niezwykle popularna obecnie fotobudka, w której wszyscy uczestnicy zabawy będą mogli zrobić sobie dowolną ilość zdjęć, z zabawnymi gadżetami lub bez, a spersonalizowane odbitki (ramki zdjęć mogą m.in. zawierać datę wesela i imiona nowożeńców) będą doskonałą pamiątką z tego dnia. Interesującym pomysłem są również różnego rodzaju pokazu, np. sztuki barmańskiej, sztuczek magicznych, teatru ognia, czy występy taneczne. Jeżeli wśród naszych gości będzie sporo dzieci – warto pomyśleć o atrakcjach tylko dla nich, np. wynajęciu dmuchańców, czy zatrudnieniu animatorów.

Najważniejszy element – suknia ślubna

Kolejną sprawą, którą musimy się zająć jest wybór sukni ślubnej. Każda panna młoda chce tego dnia wyglądać olśniewająco, kobieco i elegancko. Dobranie kreacji do figury to spore wyzwanie, zwłaszcza dla kobiet, których sylwetka nie jest typem idealnej klepsydry, czyli… dla większości pań! Kreacja musi nie tylko dobrze leżeć, podkreślając atuty kobiecej urody i maskując jej ewentualne mankamenty, ale również spełniać oczekiwania i wyobrażenia panny młodej o idealnej sukni ślubnej. Na zakupy dobrze jest zabrać zaufaną i obiektywną doradczynię – najlepiej w tej roli spełni się przyjaciółka i/lub siostra (mama będzie zachwycała się córką w każdej kreacji!). Pamiętajmy również o zamówieniu ślubnej wiązanki dla panny młodej!

Ubranie dla pana młodego , druhen i drużbów

Należy wspólnie ustalić rodzaj stroju dla pana młodego – czy ma to być tradycyjny garnitur, czy może frak lub smoking? Jeśli zdecydujemy się na garnitur – będziemy musieli również rozstrzygnąć kwestię jego kroju i koloru oraz rodzaju i koloru koszuli oraz dodatków. Stroje ewentualnych drużbów powinny nawiązywać do stroju pana młodego, a sukienki druhen być eleganckie i indywidualnie dopasowane do każdej z kobiet (najbezpieczniej będzie postawić na ten sam kolor i materiał, pozostawiając dowolność w kwestii fasonu – tak, by każda druhna czuła się ładnie i komfortowo w swojej kreacji).

Zaproszenia i podziękowania dla gości weselnych

Goście weselni powinni otrzymać zaproszenia na nasz ślub i wesele najpóźniej 3-4 miesiące przed uroczystością. W tym czasie będą mogli spokojnie pomyśleć o prezencie dla młodej pary oraz strojach dla siebie, a także zorganizowaniu sobie ewentualnego transportu, wolnego dnia w pracy, czy opieki nad dziećmi (jeśli zdecydują się przybyć na uroczystość bez nich). Zamówienie i wypisanie (spersonalizowanie) zaproszeń może być zajęciem praco- i czasochłonnym – lepiej więc nie zostawiać tego na ostatnią chwilę.

Zamawiając zaproszenia w firmie zajmującej się tworzeniem tego typu rzeczy – możemy również pomyśleć o zaopatrzeniu się od razu w podziękowania dla gości (przesyła się je zazwyczaj pocztą 2-4 tygodnie po ślubie), a także: wizytówkach na stoły, pudełkach na ciasta (lub samoprzylepne etykiety na pudełka), drobnych prezentach dla gości weselnych (ustawia się je najczęściej na stołach, koło nakrycia), etykiet na alkohol itp.

Zorganizowanie wesela bez pomocy osób doświadczonych jest trudne

Powyższa lista spraw do załatwienia jest jedynie prostym wyliczeniem najważniejszych kwestii związanych z organizacją ślubu i wesela. Zdecydowana większość z tych punktów będzie się wiązała z koniecznością spotkania się z minimum kilkoma potencjalnymi zleceniobiorcami (z każdej dziedziny), sprawdzeniem opinii o nich lub zapoznaniem się z ich możliwościami (np. przetestowaniem ciast, czy przeglądnięciem portfolio). Wszystkie ustalenia powinny być zawarte w umowach, które podpiszemy z wybranymi firmami. Brak odpowiedniej wiedzy i doświadczenia (najprawdopodobniej jest to przecież pierwszy i jedyny nasz ślub i wesele!) może skutkować sporym chaosem organizacyjnym i dużą dawką stresu, a samodzielne przygotowania tak dużej imprezy obaczone są zawsze ryzykiem, że o czymś zapomnimy, czegoś nie dopilnujemy…

Dlatego coraz więcej par decyduje się na skorzystanie z usług agencji ślubnej, której pracownicy doskonale wiedzą jak zorganizować idealny ślub i doskonałe przyjęcie weselne. Dzięki licznym branżowym kontaktom – wszystkie formalności załatwiane są szybko i bezproblemowo, a konsultanci ślubni służą radą i wsparciem w starciu z każdą przedślubną decyzją, z którą przyjdzie się zmierzyć przyszłej młodej parze.

Skontaktuj się z nami

Agencja ślubna – planowanie i organizacja ślubów i wesel Warszawa i okolice.
Spotkania umawiamy w miejscu wskazanym przez klienta.

    511-138-616 (Katarzyna Szymborska)

    kontakt@slubwarszawa.pl

Kontakt